個人情報保護方針Privacy Policy

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個人情報取扱事業者:ケネディクス・オフィス投資法人
住所:東京都千代田区内幸町二丁目1番6号
代表者:執行役員 寺本 光

1. 個人情報保護に関する基本方針

ケネディクス・オフィス投資法人(以下「当投資法人」といいます。)は「個人情報の保護に関する法律」その他の関連する法令及びガイドライン等を遵守し、個人情報の適正な取扱に努めます。

2. 個人情報の利用目的について

(1)  当投資法人は、取得した個人情報を次の目的で利用します。
①  「投資信託及び投資法人に関する法律」(以下「投信法」といいます。)その他の法令及び行政庁並びに金融商品取引所の規則等(以下「投信法等」といいます。)に基づき、当投資法人の投資主様(以下「投資主様」といいます。)に対する資産運用報告、投資主総会招集通知又は分配金支払通知の送付等の、投資主様の権利行使及び当投資法人の義務履行に係る業務を行うため。
②  投信法等に基づき作成される投資主名簿等のデータの作成等その他の投資主様の情報の管理及び投資主様への情報提供を行うため。
③  当投資法人が行う事業への問合せや訪問に関する対応及び確認のため。
④  当投資法人による物件(その物件を裏付けとする有価証券又は債権を含みます。以下同様。)の取得、取得に先立つ調査及び取得の検討を行うため。
⑤  当投資法人による物件売却、売却に先立つ売却先又は新たな不動産管理会社における調査及び売却の検討を行うため。
⑥  当投資法人が保有する物件の賃借人様への賃貸状況の把握・管理並びに賃料収入の管理及び原状回復費用等に係る費用請求業務を行うため。
⑦  当投資法人が保有又は取得を検討する物件の賃借人様又は賃借を検討される方の信用状況の確認(売却先又は新たな不動産管理会社における場合を含みます。)及び賃貸借契約締結業務を行うため。
⑧  当投資法人が保有する物件の賃借人様又は賃借を検討される方に対する賃貸サービス向上アンケート等の賃貸需要分析及び諸連絡に関する業務を行うため。
⑨  当投資法人の決算における貸倒引当金の計算、その他の会計及び税務に関する業務を行うため。
⑩  投資主様に対する、当投資法人の決算説明会、運用状況報告会及び物件内覧会のご案内等に関する各種情報のご提供並びにご出席データの作成等に関する業務を行うため。
⑪  当投資法人の投資主様及び当投資法人の発行する有価証券のご購入を検討される方からのお問合せ又は資料の請求等に関する業務を行うため。
⑫  当投資法人が保有する物件に係る損害保険の請求を行うため。
⑬  当投資法人が行う事業の遂行のための申込書・契約書等に記載される当事者の本人確認等のため。
⑭  上記のほか、当投資法人が行う事業に関連又は付随する業務を遂行するため。
(2)  当投資法人は、変更前の利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて個人情報の利用目的を変更いたしません。
(3)  当投資法人は、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法による利用を行いません。

3. 個人情報の取得について

当投資法人が個人情報を取得する場合には、その利用目的の達成に必要な範囲において、適正かつ公平な手段を用いて取得いたします。個人情報をご本人から直接書面やウェブサイトの画面等を通じて取得する場合には、予め利用目的を明示いたします。ただし、個人情報取得の状況から判断して、その利用目的が明らかである場合その他法令等で許容されている場合には利用目的の明示を省略することがあります。
また、当投資法人は、第三者から間接的に個人情報を取得する場合も、提供者が不正に入手した懸念がある個人情報は取得しません。

4. 個人データの管理について

当投資法人は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、不要となった個人データを消去するよう努めます。
当投資法人は個人データの取扱いを資産運用会社に委託しています。資産運用会社は、個人情報保護委員会、又は金融庁が定める個人情報の保護に関するガイドライン等に基づき、以下のとおり、個人データの漏洩、滅失、又は毀損等の防止のために、個人データの取得・利用・保管等の各段階に応じ、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。当投資法人は、個人データの安全管理に必要な社内規程の整備を行い、役員に対して教育及び研修を実施し、必要かつ適切な監督を行います。

(1)  個人データの適正な取扱いの確保のため、個人情報の取扱いに関する方針や規則を策定し、遵守します。
(2)  取得、利用、移送、保管、消去等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について個人データの取扱に関する規程を策定し、遵守します。
(3)  情報管理統括責任者を設置するとともに、定期的に個人データの取扱状況の点検及び監査を実施します。また、その結果を責任者へ報告し、責任者が安全管理措置の評価、見直し、改善に取り組む体制を整備します。
(4)  個人データを取り扱う区域において、盗難又は紛失等を防止する措置を実施します。
(5)  個人データを取り扱う情報システムには、本人確認機能を整備した上で、外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入します。また、必要に応じたアクセス権限を設定し、個人データへのアクセスを記録、分析、保存し、不正が疑われる記録の存否を定期的に確認します。
(6)  外国において個人データを取り扱う場合は、個人データを取り扱う国・地域における個人情報の保護に関する制度を把握した上で必要な安全管理措置を実施します。

5. 機微情報等の取扱いについて

当投資法人は、機微情報(「個人情報の保護に関する法律」に定める要配慮個人情報及び「金融分野における個人情報保護に関するガイドライン」に定める機微情報)については、「個人情報の保護に関する法律」その他の関連する法令及びガイドライン等で定められた場合のほかは、ご本人の同意なく取得、利用又は第三者提供を行いません。
当投資法人は、仮名加工情報、匿名加工情報及び個人関連情報を取り扱う場合には、関係法令及びガイドライン等で定められた義務を遵守します。

6. 個人データの第三者への開示・提供について

(1)  当投資法人は次に掲げる場合を除き、第三者への個人データの開示・提供を行いません。
①  ご本人の同意がある場合。
②  法令に基づく場合。
③  人の生命、身体又は財産の保護のために必要であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合。
④  公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難である場合。
⑤  国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがある場合。
⑥  利用目的の達成に必要な範囲内において、当投資法人が適切な監督を行う業務委託先に提供する場合。
⑦  その他、「個人情報の保護に関する法律」その他の関連する法令及びガイドライン等により、開示・提供が認められる場合。
(2)  個人データ又は個人関連情報を外国にある第三者に提供する場合、関係法令及びガイドライン等で定められた義務を遵守します。

7. 委託先の監督

当投資法人は、登録投資法人として投信法に基づき資産運用業務及び一般事務等を業務委託していますが、取り扱う個人情報の紛失、誤用、改変等を防止するために、業務委託先に対し、必要かつ適切な監督を行います。

8. 個人データの共同利用

当投資法人は、当投資法人の資産運用会社であるケネディクス不動産投資顧問株式会社及び同社が資産運用業務等を受託する他の登録投資法人との間で、以下のとおり、共同利用の利用目的を達成するために必要な範囲内で、一定の個人データを共同利用します。

共同利用される
個人データの項目

(あ)投資主様に関する情報 ・ 氏名、住所、保有投資口数等の属性情報・ご意見、ご要望、苦情等の内容及びそれらに関連する情報 ・ その他後記「共同利用者の利用目的」欄に記載の利用目的を達成するために必要な情報 (い)当投資法人が保有又は取得を検討する物件の賃借人様等(賃借人候補者様、元賃借人様、保証人様を含む。)に関する情報 ・ 氏名、住所等の属性情報 ・ ご意見、ご要望、苦情等の内容等及びそれらに関連する情報 ・ 賃借人様等との間の賃貸借契約等の履行等及びそれらに関連する情報 ・ その他後記「共同利用者の利用目的」欄に記載の利用目的を達成するために必要な情報 (う)その他のご契約先・取引先様等に関する情報 ・ (ご本人、法人である場合の代表者等、あるいはご担当者の)氏名、住所等の属性情報 ・ ご意見、ご要望、苦情等の内容及びそれらに関連する情報 ・ 契約等の履行等及びそれらに関連する情報 ・ その他後記「共同利用者の利用目的」欄に記載の利用目的を達成するために必要な情報

共同して利用する者
の範囲

・ ケネディクス不動産投資顧問株式会社及び同社が資産運用業務等を受託する登録投資法人 * 該当する登録投資法人については下記をご参照ください。 ・ ケネディクス・レジデンシャル・ネクスト投資法人
https://www.kdr-reit.com/
・ ケネディクス商業リート投資法人
https://www.krr-reit.com/
・ ケネディクス・プライベート投資法人
https://www.kpi-reit.com/

共同利用者
の利用目的

(あ)投資主様に関する情報 ・ 各投資法人の投資主様からのご意見等への対応その他投資主様への適切な対応のため ・ その他投資主様の適切な管理のため (い)当投資法人が保有又は取得を検討する物件の賃借人様等に関する情報 ・ 各投資法人の各賃借人様等の審査 ・ 各賃借人様等からのご意見等への対応 ・ その他運用物件の適切な管理のため (う)その他のご契約先・取引先様等に関する情報 ・ 各契約先・取引先様等からのご意見等への対応 ・ その他契約先・取引先様等の適切な管理のため

個人データの
管理について
責任を有する者
当投資法人が取り扱う個人データの管理責任については、当投資法人が、他の共同利用者が取り扱う個人データの管理責任は当該他の共同利用者が責任を負います。

9. 個人情報に関するお問合せ

ご提供された個人情報に関する利用目的の通知のお求め、保有個人データの開示、訂正、追加、削除若しくは利用停止等又は第三者提供記録の開示のお問合せは、次の連絡先までお問合せ下さい。

住所 〒100-0011
東京都千代田区内幸町二丁目1番6号
名称 ケネディクス不動産投資顧問株式会社
(同社は当投資法人の資産運用会社です)
電話 03-5157-6300
受付時間 午前9時00分から午後5時00分まで(土曜、日曜、祝祭日、年末年始を除きます。)

ただし、投資主名簿記載事項及び事務取扱についてのお問合せに関しましては、次の投資主名簿等管理人までお問合せ下さい。

住所 〒168-0063
東京都杉並区和泉二丁目8番4号
名称 三井住友信託銀行株式会社 証券代行部
電話 0120-782-031
受付時間 午前9時00分から午後5時00分まで(土曜、日曜、祝祭日、年末年始を除きます。)

※改正について
当投資法人は、法令等の改廃による場合のほか、必要に応じて本プライバシーポリシーを見直し、個人情報保護へ取組むこととします。